Personalmapper

Personalmapper

For mellombelse tilsetjingar blir det oppretta ei personalmappe i arkivdel PERS og med sakstype VPERS. Dette er ei integrasjonsmappe med automatisk overføring av arbeidsavtalar frå Visma Enterprise og over til WebSak.  Dei digitalt signerte arbeidsavtalalane blir fortløpande overført frå Wisma og over til WebSak.

For fast tilsette i kommunen vert det oppretta ei personalmappe med fire undermapper ved tilsetjing i kommunen:

Personalmappe 

  • Tilsetjing
  • Kompetanse
  • Lønn og forsikring
  • Permisjon og fråvær

Under er det lista opp kva som skal ligge i dei einskilde mappene og kva journalposttittel vi skal bruke.

Tilsetjing:

  • Legg inn kryssreferanse til tilsettingssak
  • X-notat – leiar og personal/lønn er kopimottakar
  • Inngåande dokument - leiar er mottakar og den som står på brevet som kopimottakar vert ført som kopimottakar

Tittel

Dokumenttype

Tilbod om fast/midlertidig stilling (-sauke)

U (m/vedlegg)

Takkar ja til fast/midlertidig stilling (-sauke)

I

Takkar nei til fast/midlertidig stilling (-sauke)

I

Signert arbeidsavtale fast stilling

X

Signert arbeidsavtale midlertidig stilling

X

Signert arbeidsavtale pensjonist

X

ALT. 2 :Arbeidsavtale i (..)% fast stilling som (stilling) frå (dd.mm.åå) med arbeidsstad f.t (eining/avdeling)

U

ALT. 2 :Tidsavgrensa arbeidsavtale som (stilling) for tida (tidsrom frå/til) med arbeidsstad f.t. (eining/avdeling)

U

ALT. 2 :Underteikna arbeidsavtale i (..)% i (fast/vikar/engasjementstilling) frå (dd.mm.åå) med arbeidsstad f.t (eining/avdeling)

I

ALT. 2 :Underteikna tidsavgrensa arbeidsavtale i (..)% for perioden(tidsrom frå/til) med arbeidsstad f.t (eining/avdeling)

I

Politiattest (sjå rutine s. 7)

Merknadstype POAT

Tuberkulosetest datert (dd.mm.åå) levert

X

Signert MRSA-skjema (dd.mm.åå)

X

Signert teiepliktsskjema *

X

Teiepliktskjema underteikna og levert (dd.mm.åå)

X

Sikkerheitsinstruks

 

Tenesteattest / Tenestetidattest

U

Utmerking for (…..)

U / X

Søknad om dekking av utgifter til databriller

I

Tilskot til dekking av databriller

U

Vedtak om dekking av utgifter for databriller

U

Avtale bruk av eigen bil i teneste

X

Avtale om bilgodtgjering

X

Avtale om EK-teneste

X

Avtale om heimekontor

X

Søknad/Krav om fast tilsetjing/fortinnrett til jobb frå (dd.mm.åå)

I

Tilbod om fast tilsetting etter krav/fortrinnsrett

U

Fast tilsetjing/fortrinnsrett til stilling frå (dd.mm.åå)

U

Avslag på krav om fast tilsetting/fortrinnsrett

U

Endringsoppseiing grunna forhold hos arbeidsgivar

U

Varsel om oppseiing grunna nedbemanning frå (dd.mm.åå)

U

Søknad om overføring / byte av arbeidsstad frå (dd.mm.åå)

I

Overflytting til ny arbeidsstad frå (dd.mm.åå)

U

Endring i arbeidsavtale

U m/vedlegg

Stadfesting av arbeidsforhold

U

Konstituering i (…..) stilling frå (dd.mm.åå)til (dd.mm.åå)

U

Delegert mynde for perioden (dd.mm.åå)t.o.m (dd.mm.åå)for (……..)

U

Tilbod om sluttpakke frå (dd.mm.åå)

U m/vedlegg

Tek i mot tilbod om sluttpakke

I

Oppseiing av stilling frå (dd.mm.åå)

I

Stadfesting på oppseiing av stilling

U

Opphøyr av stilling grunna alder

U

Signert avtale om fortsatt arbeid etter fylte 70 år

X

Varsel om opphøyr av arbeidsforhold (midlertidig tilsetting)

U

Tilbod om senioravtale

U m/vedlegg

Signert senioravtale

X

Senioravtale for perioden (dd.mm.åå)t.o.m (dd.mm.åå)

X

Arbeidsløyve <skildring>

X

KS-heidersmerke 25 år (dd.mm.åå)

X

Gåve frå arbeidsgjevar – tenesteslutt (dd.mm.åå)

X

Støtte til vidareutdanning

 

 

Kompetanse

Leiar og personalavdeling er (kopi)mottakar

Tittel

Dokumenttype

Vitnemål frå (……) skule

X

Attest frå (……)arbeidsgjevar

X

Kurs for (……)

X

Sertifikat/godkjenning for (……)

X

Autorisasjon for (……)

X

NOKUT godkjenning av (……)utdanning frå <land>

X

NOKUT vurdering av (……)utdanning frå <land>

X

Fagbrev for (……)

X

Offentleg godkjenning for (……)

X

Søknad om økonomisk støtte til (……)utdanning

I

Svar på støtte til (……)utdanning

U m/vedlegg

Avslag på søknad om støtte til (……) utdanning

U

Avtale om bindingstid

X

 

Lønn og forsikring

Lønnsavdeling/lønsmedarbeidar er (kopi)mottakar (i tillegg til leiar der leiar ikkje sjølv har generert dokumentet)

Tittel

Dokumenttype

Lønnsmelding (start, endring, stopp)

X

Brev om ny løn og/eller stillingskode etter (……)forhandling

U

Skjema om endra løn grunna ny utdanning

X

Fastsetting av ansiennitet grunna ny dokumentasjon

X

(For dei som nyttar forhandlingsmodulen: Brev om endra løn som følgje av lokale forhandlingar ligg i Agresso og vert dermed ikkje ført i Acos)

 

Melding frå KLP/SPK/NAV – (Namn på brevet/det brevet gjeld)

X

Melding om yrkesskade

X

Melding om stopp av lønn ved maks. dato

X

Unntak frå arbeidsgivarperioden – (Namn på brevet/det brevet gjeld frå NAV)

X

 

Permisjon og fråvær

Leiar er mottakar og personal er kopimottakar på inngåande brev.
Permisjonar er dei som ikkje gjeld korte velferdspermisjonar, som:

  • Omsorgspermisjon
  • Foreldrepermisjon
  • Utdanningspermisjon
  • Sjukepermisjon

Tittel

Dokumenttype

Vedtak frå NAV om pleiepengar – (Namn på brevet/det brevet gjeld frå NAV)

X

Søknad om ( …. )permisjon

I

Svar på søknad om (….)permisjon

U

Avslag på søknad om (….)permisjon

U

Referat frå (…..) møte

X

Sjukmelding - Plan for oppfølging

X

Sjukmelding - Avtale om (…..)

X

Innkalling til dialogmøte

U

Varsel om tap av rett til eigenmelding

U

Tap av rett til sjukmelding

U

Omplassering grunna helse

U

Avtale om utprøving av anna arbeid

X

 

Disiplinærsak/personalsak

Eiga sak i arkivdel DISI med tilgangskode

Innhald ei slik sak kan vere:

  • AKAN-saker
  • Åtvaring
  • Varsling
  • Bekymringsmelding
  • Referat frå møte/samtale
  • Melding til politi
  • Førehandsvarsling
  • Drøftingsmøte
  • Avskjed/suspensjon
  • Oppseiing
  • Korrespondanse med rettsinstans/advokat
  • Korrespondanse med arbeidstakarorganisasjonane
  • Innkjøpsprotokoll og oppdragsbekrefting (Advokat etc.)

Tittel

Dokumenttype

Åtvaring

I

Varsling

U

Bekymringsmelding

I

Referat frå møte/samtale

X

Melding til politi

U

Førehandsvarsling

U

Drøftingsmøte

X

Avskjed/suspensjon

U

Oppseiing

U

Korrespondanse med rettsinstand/advokat

U / I

Korrespondanse med arbeidstakarorganisasjonane

U / I

Innkjøpsprotokoll og oppdragsbekrefting (advokat etc.)

X