Ved oppretting av sak til politisk behandling skal malen for saksframlegg brukast. Saksbehandlar lagar ein ny journalpost, eit saksframlegg. I staden for å legge til mottakar må du her melde opp saksframlegget til politiske utval. Du melder opp til alle utvala saka skal opp i.

Når saksframlegget er ferdig skrive går du tilbake til oppmelding (Oppmelding skjer ved å høgreklikke på ikonet for dokumentet. Gå til behandling -> Møte -> Oppmelding og klikk på "Prøvekonverter". Ved feilmelding her kontakt utvalssekretær, då kan det vere utklipp som er limt inn i saksframlegget som skaper utfordringar.

Sakshandsamar må ha godkjenning frå leiar, her skal godkjenningsprosessen i saksbehandlingssystemet brukast. Saksnummer vert påført når utvalsekretær set opp saklista etter at alle sakene er samla. Dokument som skal skjermast for offentleg innsyn må ha tilgangskode i saksbehandlingssystemet. Dette gjer at desse dokumenta ikkje kjem ut på innsynsløysinga vår og utvalssekretær vil avgrense kva politikara som får dokumenta i politikarportalen ser (berre dei som skal i møte får lese) Saksframlegget skal vere klart (og godkjent av leiar) seinast klokka ni dagen for utsending.

Gå til behandling – oppmelding – ny oppmelding. Vel om du vil ha referatsak, politisk sak, delegert sak eller orienteringssak og utvalet det skal meldast opp til. Om det skal opp i fleire utval må du repetere denne prosessen. Saka er no meldt opp til utvalet.

Du får i bilde også opp val som gjer at du kan legge til oversikt over andre relevante dokument i saken (opplysning om at dokumentet er i mappa, men vert ikkje lagt ved som vedlegg). Når du er ferdig lagre oppmelding. 

Sakshandsamar er ansvarleg for å overhalde vedtekne tidsfristar og møteplanar.

Kommunedirektør og/eller sektorsjef må ha tid til saksgjennomgang: Saker som skal til handsaming i utval må vere kommunedirektør/sektorsjef i hende slik at han/ho har tilstrekkeleg tid til å sette seg inn i saka og mulegheit til å kome med innspel: 

• Større prinsipielle saker - lengre tid
• Ordinære saker - 3 arbeidsdagar
• Kurante saker - 1 arbeidsdag

Kva som er tilstrekkeleg tid må vurderast utifrå:

• Om saka er av prinsipiell, politisk eller av administrativ karakter (krev lengre tid) eller av reint fagleg karakter (kortare tid)
• Om kommunedirektøren har vore inne i saka tidlegare eller på annan måte vorte informert om problemstilling og saksgang
• Om innhaldet tidlegare har vore politisk handsama eller på annan måte er ei oppfølging av lovpålagde oppgåver eller i samsvar med pålegg frå politiske organ eller kommunedirektøren

Utvalssekretærane skal ha saksframlegget i hende:

• Kommunestyret - 8 dagar før møtet vert halde
• Alle andre utval - 6 dagar før møtet vert halde

Når saksframlegget er ferdig behandla politisk vil du få melding via korga Mine politiske saker under arbeidet. At saka ligg der betyr at det er gjort eit endeleg politisk vedtak i den.

Då har saksbehandlar ansvar for to ting:

1. Lage vedtaksbrev – høgreklikk på dokumentet, Behandle og lag vedtaksbrev. Du får no opp eit vindu der du legg inn tittel m.m. Om du vil ha med heile saksgangen husk å huk av for det. Det kjem no opp eit tekstdokument der du kan skrive inn det du måtte ønske. Når du har sendt ut informasjon om vedtaket til dei som skal ha det
2. Endre vedtakskode. Her kan du sette vedtakskode:

• om saka er effektuert,
• om det er sendt uttale til nokon eller
• om du ventar på svar på arbeid internt i organisasjonen

Det er viktig at saksbehandlar gjer dette. I systemet kan det takast ut rapportar over vedtakskodene slik at det vert lettare for leiar og politikarar å halde oversikta over kva som er gjort i saka.