Papirpost

Inngåande papirpost blir scanna til pasientjournalen Gerica dagleg, og oppbevart i låst skap i 6 månadar etter mottak. Etter 6 månadar blir dei makulert.

Etter at dokumentet er scanna blir det fordelt til konkret pasientjournal av konsulent i tenestekoordinering.

Digitale søknadsskjema

Søknadskjema som kjem digitalt inn til Gerica blir fordelt til konkret pasientjournal to gongar dagleg.

Enkeltvedtak

Enkeltvedtak vert sendt digitalt, og lagra direkte i pasientjournalen.

Klagesaker

Klager vert handsama på same måten som anna post. Dersom kommunen ikkje kjem klagen i møte, vert den oversendt Statsforvaltaren i Møre og Romsdal. Klagesaka vert oversendt digitalt, via pasientjournalsystemet.

Sidan pasientjournalsystemet ikkje er opna for digitale dokuement inn, vert desse sendt via sak/arkivsystemet. Sakshandsamar scannar så klagen til Gerica.

Tilgang og roller

Tilgang til pasientjournalar i Gerica er rollestyrt. Næraste leiar gir skriftleg beskjed via internmelding i Gerica til systembrukarar i tenestekoordinering.

Tilgangslister blir kontrollert to gongar årleg, i mars og oktober. Bruk av spesialrolle (blålysrolle) vert kontrollert månadleg av systembrukarane i Gerica.