Innkomande post – felles postskap

• Vi får post i hylla til barnevern på postrommet. Den som tek post frå denne hylla må sørge for at den anten vert registrert inn i familia eller vert lagt i hylla for «inngåande post» i vårt skap.
  • Ikkje legg opna post i den hylla som er synleg for alle
  • Ikkje ta med deg post frå denne hylla utan å ha registrert inn i familia (ta i så fall ein kopi)

Innkomande post – barneverntenesta sitt skap

• Dersom du har opna post og ikkje veit korleis du skal skanne det, kan du legge det i denne hylla.
• Ikkje ta med deg post frå denne hylla utan å ha registrert det (ta i så fall ein kopi)

Scanning av post

• Legg dokumentet i skannaren, eitt og eitt dokument (altså gjerne fleire sider samtidig, så lenge det høyrer til same dokument)
• Trykk «skann» og «skann familia Herøy»
• Sjekk at det er riktige innstillingar, for eksempel 1-sidig eller 2-sidig, og trykk «start»
• Når du er ferdig legg du dokumenta i hylla «ferdig skanna dokument»

Registrering av post i familia

• Gå til menyen «saksbehandling» og «postregistrering»
• Vel fil og fyl ut info, her er det viktig at alt vert rett!
  • Om det er ei melding MÅ brevtype stå som melding
  • Om det er ein tilsynsrapport MÅ brevtype stå som tilsynsrapport
• Aldri trykk «avvis dokument» med mindre du er heilt sikker på at det skal slettast, avklar med leiar først. Når det fyrst er avvist er det ikkje mogleg å finne att, og må skannast på nytt. Trykk heller «avbryt» om du ikkje vil registrere dokumentet, då ligg det i lista så leiar kan sjå på det.

Timelister eller anna til signering

• Timelister, oppdragsavtalar og liknande skal ikkje scannast inn, men skal fyllast ut, attesterast og leggast til signering hos leiar. Legg det då inn i den blå protokollen på eiga side, og legg den i hylla «til leiar». Leiar signerer og legg den tilbake til deg eller eventuelt sender den til lønn, avhengig av kva type dokument det er.