Over 20 000 fakturaer blir sende ut frå kommunen kvart år.
– Ingen skal måtte klø seg i hovudet når dei får ein faktura frå oss. Uklart språk er ein tidstjuv for alle partar. Innbyggarane har ein lovfesta rett til å forstå, seier Svein Arne Orvik, kommunikasjonssjef.
Klarspråkforumet i kommunen har no starta eit prosjekt som skal sikre at alle fakturaene er skrivne i klarspråk.
Fakturaene frå helse- og omsorgssektoren vil bli endra først.
– Ein del innbyggarar ringer oss og spør korleis dei skal forstå ein faktura dei har fått. Det viser at vi treng å jobbe med språket, seier Gro-Anette Frøystad Voldsund, kommunalsjef for helse og omsorg.
Spare tid og pengar
Voldsund er med i klarspråkforumet, som blir koordinert av kommunikasjonsavdelinga. Forumet samarbeider tett med økonomiavdelinga om fakturaprosjektet.
– Det som står i fakturaene blir henta frå ulike system. Vi må sjå til at innhaldet heng godt saman, slik at fakturaene ikkje er til å misforstå, seier Merethe Grunnan, økonomikonsulent.
Prosjektet er inspirert av ei nasjonal undersøking som viser at det er svært lønsamt for kommunane å bruke ressursar på å skrive klart – blant anna i fakturaer.
Kommunane kan vente ei avkasting på 30 til 300 prosent når dei investerer i klarspråksarbeid, ifølge undersøkinga frå Menon Economics.
– Med klart språk vil vi unngå at mottakarane må bruke tid på å ringe. Då unngår vi også at våre tilsette må sitte i telefonen og forklare det fakturaen skulle forklart, seier Orvik.
Klart språk som grunnstein
Dette er noko av det kommunen legg vekt på i arbeidet med å sikre klarspråk i fakturaene:
- Informasjonen mottakaren treng, må vere med i fakturaen.
- Systeminformasjon eller ord mottakaren neppe vil forstå, skal ut.
- Overskriftene skal seie klart kva saka gjeld.
- Tala skal skrivast i eit format alle kan forstå.
Ifølge Språkrådet er ein tekst skriven i klarspråk dersom mottakarane finn informasjonen dei treng, forstår teksten og kan bruke han.
«Kommunikasjon og klart språk er viktige grunnsteinar når vi bygger fellesskap og lokalsamfunn», heiter det i den felles språkprofilen til kommunane på søre Sunnmøre (PDF, 2 MB).