Mål og prinsipp for krisekommunikasjon
I ein krisesituasjon er målet for kommunikasjonsarbeidet å:
- Vere open
- Bidra til å skape tryggleik og sikkerheit
- Redusere unødig frykt/angst
- Avgrense og førebygge skade (materielt)
- Hindre rykte og feilinformasjon
- Rettleie og gi råd
Ein krisesituasjon kan delast i tre fasar:
1. Førkrisefase
2. Akutt krisefase
3. Etterkrisefase
Valet ein tek for kommunikasjon i ein fase vil prege kva som skjer i dei andre fasane.
Det er politiet/LRS(lokal redningssentral) som gir konkret informasjon om hendinga og konsekvensane i ein akuttfase. Det er viktig at kriseleiinga avklarar med politiet korleis media skal handterast i akuttfasen og kva kommunen kan eller skal informere om.
Kommunen si rolle i ein slik situasjon kan vere å hjelpe med å gjere informasjonen tilgjengeleg som til dømes på kommunal nettside og i sosiale medium.
Organisering av kommunikasjonsarbeidet
Ordførar er informasjonsleiar og skal vere den som uttaler seg til presse om dette ikkje vert delegert til andre.
- Det vil verte vurdert om eige telefonnummer for krisa vert etablert og
bemanna opp. - Kommunestyresalen vert reservert til presserom.
- Kommunikasjonssjef er pressekontakt og styrer informasjonen som skal utsaman med ordførar.
- Kriseleiinga vurderer om andre telefonar skal stengast for inngåande trafikk.
- Informasjon vert fortløpande lagt ut på nettsida til kommunen og i andre kanalar som sosiale medium
Informasjon tilsette:
Når det skjer ei hending der kriseleiinga vert samla skal eigne tilsette ha melding. Det vert sett ut varselet på e-post, i tillegg til at det vert lagt informasjon på intranett.
Informasjon ut:
- Dei som handterer inngåande telefonar skal ha informasjon om kva dei kan seie når befolkninga tek kontakt.
- Kriseleiinga og kommunikasjonssjef har til ein kvar tid ansvar for oppdatering av denne informasjonen.
- Informasjon skal fortløpande leggast ut på nettsida til Herøy kommune, med oppdateringar i sosiale medium. Dette vert gjort av kommunikasjonssjefen eller andre etter avtale med kriseleiinga.
- Pressemeldingar vert utarbeidd av kommunikasjonssjefen i samarbeid med kriseleiinga.
Mottak av informasjon:
- Dei som sit ved telefonane skal notere alle nye meldingar som kjem inn i eige skjema. Desse skal fortløpande leggast i eigen kassett for innkomne meldingar.
- Beredskapskontakt har ansvar for å formidle innkomne meldingar vidare til kriseleiinga.